Εκτός από αυτές που έχουν ήδη αναφερθεί, μια άλλη από τις δραστηριότητα στο 1ο πάκετο είναι η διαχείριση των κινδύνων που μπορεί να έχει η υλοποίηση του έργου.

Φροντίζει επίσης για τον προσβάσιμο και χωρίς αποκλεισμούς σχεδιασμό των δραστηριοτήτων, δεδομένου ότι το έργο διαθέτει εμπειρογνώμονες σε αυτόν τον τομέα. 

Παρακολούθηση

Για να εξασφαλιστεί η παρακολούθηση όλων αυτών των δραστηριοτήτων διαχείρισης έργων, έχουν πραγματοποιηθεί διάφορες πρωτοβουλίες:

A Έχει συσταθεί Επιτροπή Παρακολούθησης Έργου αποτελούμενη από τους Υπεύθυνους Επικοινωνίας (Τμήμα Συμμετεχόντων Οργανισμών) και ένα πρόσωπο επικοινωνίας από κάθε Εταίρο.

Η παρακολούθηση των δραστηριοτήτων του έργου συνεχίζεται καθ' όλη τη διάρκεια του έργου. Κατά τη διάρκεια του TPM1, οι εταίροι ακολούθησαν την πρόταση για την οριστικοποίηση των κριτηρίων αξιολόγησης, τα οποία υπόκεινται σε επανεξέταση σε κάθε TPM. Το κύριο εργαλείο για την παρακολούθηση της ΠΡΟΟΔΟΥ του έργου είναι το MIRACLE Gantt Chart. Οι συνεργάτες μοιράζονται ενημερώσεις κατάστασης για εργασίες που έχουν ανατεθεί κατά τη διάρκεια του TPM (f2f και μηνιαία online). Αυτό δίνει στη συνεργασία την ευκαιρία να μοιραστεί πληροφορίες και να εντοπίσει εάν κάποιος χρειάζεται επιπλέον βοήθεια για να τηρήσει τις προθεσμίες.

Οι συναντήσεις επιτρέπουν επίσης στα μέλη της ομάδας να παρέχουν ενθάρρυνση/υπενθυμίσεις και να αναπτύξουν συντροφικότητα γνωρίζοντας ότι οι εταίροι είναι αλληλεξαρτώμενοι για να ολοκληρώσουν τα καθήκοντά τους εγκαίρως και να ολοκληρώσουν το συνολικό έργο εντός προθεσμιών. Η Jaitek δημιούργησε έναν χρονοπρογραμματιστή στο Διαδίκτυο, ώστε όλοι να λαμβάνουν αυτοματοποιημένες υπενθυμίσεις μέσω email λίγες ημέρες πριν από τις μεγάλες προθεσμίες. Οι Αρχηγοί Δραστηριότητας διατηρούν ανοιχτούς δρόμους επικοινωνίας, ειδικά με εκείνους που πρέπει να ολοκληρώσουν το έργο τους ως προϋπόθεση για το έργο άλλων εταίρων. Η προσέγγιση είναι «είμαστε όλοι μαζί σε αυτό». Εάν είναι απαραίτητο, ο συντονιστής κάνει περιστασιακά check-in με κάθε συνεργάτη για να βεβαιωθεί ότι όλοι βρίσκονται σε καλό δρόμο.

Το Σχέδιο Διαχείρισης Ποιότητας είναι το εργαλείο για την παρακολούθηση της ΠΟΙΟΤΗΤΑΣ των δραστηριοτήτων του έργου (CLB) και περιλαμβάνει:

• ΣΤΟΧΟΙ: Στόχοι έργου. Θέματα Ποιότητας (QM) Στόχοι; Συμμόρφωση με την εφαρμογή. Ευρωπαϊκές Προτεραιότητες· Επίπτωση
• ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΗ ΕΡΓΟΥ: Διαδικασίες Διαχείρισης; Αναφορά επικοινωνίας; Κατόρθωμα
• ΔΡΑΣΤΗΡΙΟΤΗΤΕΣ: Συναντήσεις εταίρων. Εκδηλώσεις έργου; Διάδοση
• ΑΠΟΤΕΛΕΣΜΑΤΑ: Καινοτομία. Προσιτότητα; Ομάδες-στόχοι; Αξιολόγηση ενδιαφερομένων.

Το έργο παρακολουθείται με βάση τη συνάφεια και τους δείκτες που περιγράφονται λεπτομερώς στην ενότητα "Άλλα πακέτα εργασίας".

Η ΕΠΙΤΕΥΞΗ των δραστηριοτήτων του έργου παρακολουθείται για να διασφαλιστεί ότι το έργο παραμένει εντός τροχιάς, βελτιώνεται σε συνεχή βάση και δικαιολογεί τη διάθεση των κονδυλίων, συμπεριλαμβανομένων:

• Πιλοτικές δοκιμές.
• Η συχνότητα των μετρήσεων των δεικτών (δείκτες που θα μετρώνται συχνά και δείκτες που θα μετρώνται σε σημαντικά ορόσημα). Ο ρόλος των σχολείων που εκπροσωπούν τις άμεσες ομάδες-στόχους θα έχει κρίσιμο ρόλο σε αυτές τις διαδικασίες.

Η ανατροφοδότηση και τα δεδομένα συλλέγονται σύμφωνα με τον ΓΚΠΔ:

• Αυτοαναστοχασμός και αναστοχασμός της ομάδας μετά από κάθε δραστηριότητα του έργου μέσω συζήτησης, ερωτηματολογίων ή εκθέσεων των εταίρων,
• Έντυπο ανατροφοδότησης για τους ενδιαφερόμενους φορείς με χρόνο που διατίθεται στην ημερήσια διάταξη δραστηριοτήτων,
• Ημερολόγια αναστοχασμού που τηρούν οι εκπαιδευτικοί στο eTwinning,
• Καταγραφή των εμπειριών των συμμετεχόντων μέσω συζητήσεων σε ομάδες εστίασης, συνεντεύξεων και αφήγησης ιστοριών,
• Αξιολόγηση των νέων δεξιοτήτων ή γνώσεων μέσω ερωτηματολογίων ή κουίζ πριν και μετά,
• Βασικά αποτελέσματα των ομάδων-στόχων του έργου.